Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung
Wir unterstützen öffentliche Verwaltungen dabei bürgernah, effizient, agil, nachhaltig und digital zu werden
Die Basis unseres Tuns ist unser digitales Reifegradmodell m2.
Mit diesem analysieren wir nicht nur die Situation in den Bereichen Daten und Technologie, sondern hinterfragen auch, ob es eine Strategie mit dazu gehöriger Steuerung gibt - das heißt konkret: wie Prozesse laufen, ob Organisationsstruktur, Organisationskultur und das Führungsverständnis eine Veränderung zulassen und wie gut die Mitarbeiter auf die neue Verwaltungswelt vorbereitet sind. Aber wir analysieren nicht nur den Ist-Zustand, sondern entwickeln in Pilotprojekten alltagstaugliche digitale Lösungen, qualifizieren Mitarbeiter in berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen und forschen an neuen Ansätzen.
Das KDV wird unterstützt von der Oberfrankenstiftung, dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales und verschiedenen Softwarepartnern.
Es ist noch es ein weiter Weg, bis Fachverfahren in der öffentlichen Verwaltung vollständig digitalisiert sind, Bürger Anträge digital stellen und diese vom ersten bis zum letzten Schritt digital verarbeitet werden können. Aber ist nicht mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis 2022 alles geregelt? Nein, denn um einen wirklichen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen braucht es mehr als die reine Bereitstellung von digitalen Formularen. Das ist sicher den meisten Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung bekannt, doch es fehlt das Verständnis dafür, wie die Digitalisierung insgesamt zum Erfolgsmodell werden kann. Das liegt unter anderem daran, dass die digitale Transformation Veränderungen in allen Dimensionen einer Organisation erfordert.
Ein Fokus auf Prozesse oder Technologien alleine reicht nicht aus! Die digitale Transformation erfordert Veränderungen in allen Dimensionen einer Organisation. | Das digitale Reifegradmodell m² legt einen | Erste Ergebnisse zeigen, dass in den Bereichen Technik und Prozesse bereits zahlreiche Projekte umgesetzt werden, aber eine Einbettung in eine übergreifende Strategie und Steuerung fehlt. |
Der Ansatz des Digitalen Reifegradmodells m²
- beinhaltet alle für die Digitalisierung relevanten Dimensionen
- legt zudem einen hohen Stellenwert auf deren Vernetzung sowie auf konkrete Handlungsempfehlungen
- unterstützt weiterhin die konkrete Planung und Realisierung von Maßnahmen
- ermöglicht Organisationen den optimalen Einstieg und die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung
- Forschungsbericht zum Reifegradmodell
Die sieben Dimensionen des Digitalen Reifegradmodells m2
Das Digitale Reifegradmodell m² beinhaltet insgesamt sieben Dimensionen, die bei der Digitalisierung eine wichtige Rolle spielen.
Strategische Aspekte werden durch die Dimensionen Strategie und Steuerung repräsentiert und sind ausschlaggebend dafür, die richtigen Ansatzpunkte für Digitalisierungsprojekte zu finden. Weiter sind technologische und prozessuale Aspekte enthalten, die durch die Dimensionen Prozesse, Technologie und Daten abgedeckt werden. Abschließend berücksichtigen die Dimensionen Führung und Mitarbeiter organisatorische Abhängigkeiten, die von entscheidender
Bedeutung für die digitale Transformation sind.
[1] Am Beginn jedes Digitalisierungsprozesses steht die Strategie.
Wie soll Ihre Organisation in fünf Jahren aussehen? Gibt es klare Prioritäten bei der Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten? Nutzen Sie Kennzahlen zur Messung des Digitalisierungsfortschritts?
[2] Es reicht nicht aus, den Handlungsbedarf zu kennen - die Umsetzung muss kontinuierlich erfolgen.
Wie reagieren Sie auf Veränderungen? Werden Abläufe und Aufgaben regelmäßig kritisch hinterfragt? Wer ist für die Steuerung der Digitalisierung verantwortlich? Werden virtuelle Tools genutzt und wird kollaboratives Arbeiten beherrscht?
[3] Wird ein schlechter Prozess digitalisiert, erhält man einen schlechten digitalisierten Prozess.
Sind Prozesse analysiert, optimiert oder automatisiert? Sind eingehende Informationen der Bürger/innen digitalisiert und mit anderen Organisationen teilbar? Wie sieht die Prozessdokumentation aus und was hat die Einführung der eAkte in Ihrer Organisation verändert?
[4] Technologie steht nicht am Anfang der Digitalisierung, sondern ist das Werkzeug zur Umsetzung.
Nutzen Sie Cloud-Technolgien? Wie ist die Zusammenarbeit in virtuellen Teams organisiert? Werden digitale Technologien genutzt? Und was steht der Nutzung neuer Systeme entgegen?
[5] Digitalisierung heißt Überführung analoger in digitale Informationen.
Wie hoch ist die Digitalkompetenz der Mitarbeiter? Gibt es Maßnahmen zur Weiterentwicklung in digitaler Transformation? Finden Maßnahmen zur internen und externen Vernetzung statt?
[6] Zeit zum Sammeln, verstehen und aufbereiten der Daten ist extrem hoch.
Wie liegen die Daten in der Organisation vor (PDF-Dokumente, Exceldateien, die in Laufwerken der Mitarbeiter abgespeichert sind, Datenbanken oder Systeme ohne Schnittstellen). Wie werden die Daten geschützt? Gibt es einen Austausch mit anderen Organisationen?
[7] Alle Themen greifen ineinander und brauchen einen Steuermann oder eine Steuerfrau.
Sind Ziele definiert, an denen der Fortschritt der Digitalisierung gemessen werden kann? Wie werden die Aktivitäten priorisiert und existiert ein Budget? Nutzen Sie ein Kennzahlensystem um Ressourcen- und Budgetengpässe rechtzeitig zu erkennen?
Ohne die Vernetzung aller dieser sieben Dimensionen wird die Digitalisierung nicht gelingen!
Das Digitale Reifegradmodell m² legt einen besonderen Stellenwert auf die Verknüpfung aller sieben Dimensionen als wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung. Werden sie Dimensionen Führung, Strategie und Steuerung nicht beachtet, ist das Scheitern der Digitalisierung vorprogrammiert. Zu den Ergebnissen der Bewertung des digitalen Reifegrads gehören auch Umsetzungsempfehlungen sowie eine daran angeschlossene Umsetzungsbegleitung. Je nach Organisation werden dabei spezifische Aspekte innerhalb einzelner Dimensionen aufgegriffen oder das Zusammenspiel der verschiedenen Dimensionen in den Vordergrund gestellt.
Sie möchten den Digitalen Reifegrad Ihrer Organisation ermitteln?
Gemeinsam mit unserem Partner Media Solutions haben wir einen Online-Fragebogen entwickelt, an dem Sie gerne kostenlos und unverbindlich teilnehmen können. Mit der Beantwortung von speziell entwickelten Fragen zu den sieben oben aufgeführten Dimensionen, erhalten Sie innerhalb von 30 Minuten einen guten Überblick über den individuellen Reifegrad Ihrer Organisation.
Sind Sie interessiert am Reifegradmodell, dem Online-Fragebogen oder Handlungsempfehlungen, wie evtl. Lücken zu schließen sind, dann schreiben Sie uns dazu gerne über unser Kontaktformula noch anzulegen - wir melden uns bei Ihnen!
Aufbau eines Digitalen Zwillings einer deutschen Behörde
Die Forschung zielt zum einen darauf ab Best Practice Prozesse zu entwickeln, zum anderen neue Technologien zu identifizieren und auf ihre Einsatz-tauglichkeit in der öffentlichen Verwaltung hin zu untersuchen.
Seit 2021 hat das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung an der Hochschule Hof seine Arbeit aufgenommen und möchte jetzt einen digitalen Zwilling einer Behörde aufbauen, der
[A] für angewandte Forschung zur Verfügung steht
[B] in der Lehre eingesetzt wird und
[C] öffentlichen Einrichtungen zur Verfügung steht, um im risikofreien Raum neue Prozesse und Technologien mit anonymisierten Echtdaten zu testen.
Publikationen
- Meuche, Thomas (2024): https://www.oeffentliche-it.de/-/die-buergercloud-als-kern-eines-digitalen-zwillings-fuer-die-verwaltung
- Schina, Sophie (2024): Bachelorarbeit im Studiengang Digitale Wirtschaft "Integration digitalen Technologien in den Recruiting-Prozess eines Handwerksbetriebes"
- Henning, André; Schulze, Anica; Markus, Heike; Meuche, Thomas (2022): Deutschlandweite Umfrage zum digitalen Reifegrad der öffentlichen Verwaltung auf Kommunalebene : Forschungsbericht; Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hof
- Kernbichl, Peter (2023): Der Einsatz von ChatGPT im öffentlichen Dienst: Potenziale, Herausforderungen und Auswirkungen; Bachelorarbeit im Studiengang Digitale Verwaltung
- Markus, Heike (2022): Eine App für Azubis. In: Innov Verwalt 44 (1‐2), S. 44–46. DOI: 10.1007/s35114‐021‐0752‐3.
- Markus, Heike; Meuche, Thomas (2022): Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung. Ein ganzheitliches Konzept für eine gelungene Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. 1. Auflage 2022. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH (Edition Innovative Verwaltung).
- Meuche, Thomas (2022): Dilemmata und Wege zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. In: GrInterakt Org. DOI: 10.1007/s11612‐021‐00612‐7 .
- Meuche, Thomas (2022): Mammutaufgabe für die Verwaltung. In: Kommunal (3), S. 44.
- Thomas Meuche (2022): Tieferes Verständnis. Durch Technologie allein verändern sich Prozesse, Strukturen und Verhaltensweisen in der öffentlichen Verwaltung nicht. Die digitale Transformation fordert Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen. In: Kommune21 (3), S. 8–9.
- Markus, Heike (2021): Das Reifegradmodell m2. In kleinen Schritten erfolgreich digitalisieren. In: Behörden Spiegel (11).
- Markus, Heike (2021): Wie die Digitalisierung der Verwaltung gelingt. In: Innovative Verwaltung (11).
- Markus, Heike; Klein, Claudia; Meier, Bernhard; Norgall, Tanja (2021): Praxisnah, anwendungsorientiert und digital. Wie das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof die Lehre verändert. In: AWV‐Informationen (4).
- Meuche, Thomas (2021): Der lange Weg zur selbststeuernden Organisation. In: Innovative Verwaltung (12), S. 41–43.
Projekte
- Bayerisches Landesamt für Pflege: Untersuchung des Einsatzes von KI zur Beschleunigung von Verfahren zur Zulassung ausländischer Pflegekräfte
- Bayerisches Staatsministerium für Gesundheit und Pflege mit der Regierung von Oberbayern: Beschleunigung der Antragsverfahren für die Anerkennung ausländischer Abschlüsse im Gesundheitsbereich durch Neustrukturierung der Prozesse und Daten, Prüfung des Einsatzes von KI.
- Landesbaudirektion Bayern – Entwicklung einer App zur organisationsübergreifenden Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung im Bereich der Ausbildung von Straßenwärtern
- Leibnizinstitut für Bildungsverläufe - Evaluierung des Reifegradmodells (Drittmittel in Höhe von 50 Tsd. EUR 01.06.21 – 30.06.22), Erarbeitung eines Konzeptes zur Reorganisation der Verwaltungsprozesse, Entwicklung eines IT-Konzeptes sowie Pilotprojekte zur Umsetzung
- Landesamt für Umwelt – Unterstützung „Wasser digital“ in Form von Workshops und Diskussionen
- Entwicklung des Reifegradmodells mit Unterstützung des Kooperationspartners Media Solutions in Form einer digitalen Lösung, Drittmittel in Höhe von mind. 15 Tsd. EUR (wie bereits erwähnt ist der Kooperationsvertrag immer noch offen). Zwischenzeitlich fand die erste Überarbeitung statt, auch die Befragungssoftware wurde geändert. Im Juni 2022 startet eine deutschlandweite Umfrage, nachdem sich im November/Dezember 2021 209 bayerische Kommunen, Landkreise und Bezirksregierungen beteiligt haben
- Unterstützung der Sächsischen Staatsregierung bei der Reorganisation der Verwaltung als wissenschaftlicher Beirat der Strategiekommission Organisation/Personal
- Prüfung des KI-Einsatzes zur Unterstützung der OZG-Umsetzung mit dem Landkreis Nordfriesland (geplant)
- Landesbaudirektion Bayern – Optimierung des Einsatzes von Streufahrzeugen im Winterdienst durch KI mit dem Ziel Ressourceneinsatz und negative Umweltauswirkungen zu minimieren (geplant)
Über uns - Kontakt
Sie möchten auf dem Laufenden gehalten werden, über Projekte, die geplanten Mittagsmeetings oder Neuigkeiten rund um das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung?
Dann nutzen Sie gerne das Kontaktfeld, damit wir Sie kontaktieren können.
Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung
der Hochschule Hof
Alfons-Goppel-Platz 1
95028 Hof
Prof. Dr. Heike Markus
Prof. Dr. Heike Markus ist Professorin mit Schwerpunkt Künstliche Intelligenz an der Hochschule Hof. Sie unterrichtet u.a. im berufsbegleitenden Bachelorstudium die Module "X" und "X".
Sie besitzt langjährige Erfahrung in der Strategieentwicklung und Langfristplanung am Flughafen München und in weltweit tätigen Industrieunternehmen mit den Schwerpunkten "Integrierte Planung und Steuerung", "Supply Chain Management" und "Advanced Analytics".
Zusammen mit Prof. Meuche hat Sie die Leitung des Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung der Hochschule Hof inne.
Prof. Dr. Thomas Meuche
Leitung Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung
Prof. Dr. Thomas Meuche ist Professor für Betriebswirtschaft und Studiengangleiter für die Bachelorstudiengänge Digitale Wirtschaft und Digitale Verwaltung der Hochschule Hof. Ferner ist er für verschiedene Unternehmen als Aufsichstsrat bzw. Beirat tätig.
Den nächsten Schritt hin zu einer anwendungsbezogenen Lehre unternimmt Prof. Meuche mit dem Aufbau des "Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung" der Hochschule Hof, dessen Konzept er zusammen mit verschiedenen Partnern entwickelt und dessen Leitung er zusammen mit Prof. Dr. Heike Markus inne hat.
Dieses Projekt wird gefördert von
